Comunicación bien entendida

Desde sus inicios en 2000, IPLAN, la primera compañía de comunicaciones en Latinoamérica que cuenta con una red propia basada en tecnología IP para brindar servicios de IT, Seguridad, Datacenter, Internet, Telefonía y Soluciones de Contact Center para PyMEs en las ciudades de Buenos Aires, Rosario y Córdoba, apunta a programas de beneficios y capacitación para sus empleados e incentiva la toma de decisiones en todos los niveles de la compañía. Rankeada tres veces por “Great Place To Work” entre las 40 mejores empresas para trabajar, este año incrementó en un 20 por ciento las horas de capacitación por persona mientras que del presupuesto que dispone el área de Recursos Humanos, el 5 por ciento fue destinado a capacitaciones para empleados.

Desde que una persona ingresa en la compañía accede a diferentes beneficios que pocas empresas brindan: tres semanas de vacaciones, un plan de medicina prepaga premium, semana de paternidad, casual day todos los días, flexibilidad horaria, horario de verano, día de cumpleaños libre, torneos deportivos anuales, regalos por graduaciones, nacimientos y casamientos, y cuando cumplen 5 años de antigüedad, se adiciona una semana más de vacaciones, un regalo y el día libre. Así también, implementan el programa Vivir Mejor, que promueve la buena salud además de brindar semanalmente la posibilidad de consultar un médico in company y asesorarse en temas de primeros auxilios y campañas de vacunación.

“Quedate” es un proyecto de teletrabajo, implementado desde 2007, del que participan aquellas personas que, por el tipo de tarea que desarrollan, permiten el trabajo remoto. Esta iniciativa consiste en ofrecer un software al empleado y pagarle el abono de conexión a Internet para que desde otro lugar y manejando sus tiempos, sin descuidar los resultados de la gestión, pueda realizar el trabajo accediendo a la misma información que tiene en la oficina, previo acuerdo de la tarea con su jefe.  Además de una gran flexibilidad laboral, esto permitió que ante una emergencia sanitaria como lo fue el virus de la Gripe A, se habilitara prácticamente toda la dotación. A diferencia de los programas de este tipo que se aplican en otras empresas, en IPLAN no se supervisan las horas de conexión/trabajo, sino solamente los resultados. Así, durante julio y agosto de 2009, el 50 por ciento del personal realizó teletrabajo.

Eliana Villanueva, directora de Recursos Humanos de IPLAN, asegura que la flexibilidad de horario y la atención a las demandas de equilibrio entre vida laboral y familiar son las características que los empleados más valoran de la cultura de la compañía que cuenta con 430 empleados, 14 mil clientes PyMEs y factura $ 200 millones al año.

Para darle mayor efecto a la comunicación con sus empleados, la compañía habilitó diferentes canales de comunicación: mails, porque todos tienen acceso a una computadora, teléfono visor, carteleras en todos los pisos con información que se renueva cada diez días, newsletter trimestral interno, comunicados en el recibo de sueldo, pop ups en las computadoras, entre otros. Por su parte, el área de Recursos Humanos cuenta con una casilla de e-mail donde se reciben distintos requerimientos de los empleados. ”El estilo de comunicación de la compañía es de puertas abiertas –asegura Villanueva-. Mandos medios sin oficinas particulares, espacios para la discusión y toma de decisiones sobre proyectos, la posibilidad de trabajar sin traje, flexibilidad horaria y teletrabajo son algunas acciones que reflejan nuestra cultura”.

Otra instancia para estimular el diálogo entre jefes y empleados es la evaluación de desempeño en la que participan todos los colaboradores. La misma consiste en un informe digital donde la persona realiza una autoevaluación, luego su jefe lo evalúa, y también, el jefe de su jefe. “Es el proceso de gestión de desempeño con su medición semestral, es el que crea la posibilidad de reconocimiento de los jefes para la gestión del 100 cien por ciento de los empleados.  De hecho esa información constituye uno de los inputs a la hora de implementar el programa de incrementos salariales por mérito”, asegura la responsable del área.

Asimismo, en forma permanente, se resalta a los mandos medios que es parte de su responsabilidad generar ámbitos propicios para la comunicación fluida, pero no se han implementado aún mecanismos formales de feedback.

Por otra parte, en la compañía fomentan las reuniones de directores, y entre directores y gerentes, además de estimular las reuniones entre jefes y empleados sin jerarquía. Por su lado, el Gerente General realiza ciclos de presentaciones al comienzo y a mitad del año, dirigido a distintos grupos, segmentados  de acuerdo con los diferentes niveles de carrera.

Como los programas de capacitación tradicionales ya no eran efectivos decidieron integrar un programa que fuera más allá de la capacitación en aula y pudiera verse la práctica en el lugar de trabajo. Hacia fines de 2009, implementaron el Programa para Líderes (PPL) que consiste en cuatro módulos de 16 horas cada uno, dentro del horario de oficina, con una segunda etapa de jornadas integradoras entre jefe y colaboradores. A su vez, comenzaron a realizar talleres de clima laboral, post encuesta de “Great Place to Work”, para ver la satisfacción del personal donde cada área va acordando acciones con sus directivos.

Según Diego Laborde, Analista Programador de Traffic Management Systems de IPLAN, los beneficios de trabajar en la compañía son varios y destaca la cultura de integración que mantienen entre los empleados. La empresa de comunicaciones también organiza festejos outdoors a mitad y fin de año, el último se realizó en Parque de la Costa, “que son otra oportunidad para pasar un buen momento junto a quienes convivimos diariamente y pasamos la mayor parte del día”, afirma Laborde que también recibió capacitaciones de Programación, Linux e Inglés como complemento para su crecimiento profesional.

Por su lado, Jimena Otero, Operador de Atención al Cliente, asegura que lo más importante es tener libertad de expresión y sentir que lo que dice es tomado en cuenta, además de valorar los beneficios del programa de teletrabajo. “Tenía que recibir a un técnico para arreglar mi heladera y sólo podía venir de lunes a viernes en el horario en el que yo trabajo, pedí permiso, trabajé desde mi casa, recibí el técnico y listo”, destaca la colaboradora y reconoce que en su sector recibieron pocas capacitaciones pero están trabajando para implementar más.

En su décimo aniversario, la comunicación de la empresa no se centró tanto en los hitos institucionales, sino en las anécdotas compartidas y los grupos de pertenencia que se formaron dentro de la misma. De esta manera, destacaron el espíritu fundacional de la compañía y su identidad mediante la creación de un grupo en Facebook, un concurso de trivias, línea de tiempo interactiva en su Intranet, la fiesta aniversario y ambientación especial de oficinas, videos y sorteos de premios para los empleados.

Como parte de los beneficios sociales que gozan los colaboradores implementaron el IPLAN Tour, una jornada en la que se invita a los hijos de los empleados a pasar un día en el lugar de trabajo de sus padres compartiendo diferentes shows y actividades para lograr un equilibrio entre vida laboral y familiar, un valor fundacional desde que crearon este emprendimiento en el 2000. Hay sorteos semanales de entradas de cine, canasta con útiles escolares para hijos de empleados y productos navideños, concursos de clima laboral que se realizan para fechas especiales como el Día del Amigo, en el que eligen a un amigo para homenajearlo con un presente y también realizan campañas de concientización por el medio ambiente y el ahorro de energía y reciclado de materiales.